Что такое опенспейс: плюсы и минусы офиса открытого типа

В последние годы стал популярен формат офисов, при котором можно разместить сразу всех сотрудников в одном пространстве, дать им возможность свободно коммуницировать и работать совместно над одними проектами.

В статье рассказываем, что такое open space, кому они подойдут, в чем плюсы и минусы, как правильно их организовать для своей команды.

Что такое open space

Open space — это большое рабочее пространство, в котором сидит множество сотрудников и происходит совместная работа. Коллеги могут спокойно перемещаться по офису, общаться, собираться на летучки, делиться идеями.

Опенспейсы не имеют отдельных кабинетов, глухих перегородок. Исключение составляют уединенные комнаты для совещаний и переговоров, подразумевающие более шумное общение, встречи с клиентами и созвоны, или отдельные кабинеты только для высших руководителей. Пространство может быть зонировано мебелью или легкими перегородками, а может иметь только ряды столов и ничего более.

От коворкингов опен спейсы отличаются тем, что в коворкингах резиденты арендуют рабочее место, а в открытом офисе, чаще всего, сидят сотрудники одной компании и рабочие места для них арендует и организует работодатель. В опен спейсах сотрудники чувствуют себя легко и непринужденно, не испытывают дискомфорта и стеснения при необходимости общаться с коллегами.

Простыми словами, опенспейс — это открытый офис.

Читайте также:

Мотивация сотрудников: как мотивировать персонал работать эффективнее

Для кого подходит open space офис

Больше всего опенспейсы подходят для профессий, где происходит много коммуникаций и обмен творческими идеями:

• маркетологов и pr-менеджеров;
• отделов продаж;
• дизайнеров и иллюстраторов;
• HR-менеджеров;
• разработчиков ПО, сайтов и сервисов, работающих над общими задачами;
• сотрудников техподдержки;
• операторов call-центров;
• логистов;
• проектных менеджеров и менеджеров по работе с клиентами;
• IT-специалистов;
• и многих других.

Если обобщить, то работа в открытом рабочем пространстве подойдет:

• сотрудникам, которые много коммуницируют друг с другом и могут организовать тихую работу и не мешать друг другу;
• операторам колл-центров и техподдержки, которые всем составом общаются с клиентами и окружающий шум не мешает их работе;
• тем, у кого нет потока встреч с клиентами, а встречи могут быть перенесены в отдельные переговорные кабинеты.

Что включает в себя планировка open space офиса

Офисы открытого типа обычно делятся на следующие зоны:

1. Рабочие зоны. Содержат ряды столов или «островки», которые могут быть отделены мебелью, низкими или прозрачными перегородками, цветовыми решениями. Рабочие столы укомплектованы стационарными компьютерами или ноутбуками, розетками, Ethernet-розетками, Wi-Fi-точками, имеют достаточное освещения для работы. При необходимости могут быть укомплектованы оргтехникой.
2. Зоны отдыха и релакса. Могут быть укомплектованы мягкими диванчиками, креслами-мешками. В зонах отдыха часто размещают консоли PlayStation, столы для настольного тенниса, футбола, зоны для настольных игр. Еще один вариант — оборудованные зоны для занятий спортом и йогой, место для зарядок с ковриками, шведские стенки, беговые дорожки и т. д.
3. Зона приема пищи. На кухне может быть размещен холодильник, микроволновки, электрочайники, кофемашины, кулеры. Еще один важный элемент кухни — раковина, дающая возможность помыть руки или принесенные продукты.
4. Уединенные закрытые пространства. Комнаты для переговоров и совещаний должны иметь хорошую звукоизоляцию и обеспечивать приватность происходящего внутри. Они оборудованы розетками для техники, точками Wi-Fi, маркерными досками, проекторами и экранами для презентаций, флипчартами. Дополнительно по запросу посетителям может выдаваться техника и оборудование для ведения трансляций, организации встреч с клиентами, проведения съемок и другого.
5. Курилки. Как правило, самые отдаленные от рабочих зон комнаты или пространства на открытом воздухе. Должны иметь плотно прилегающую дверь, не пропускающую запахи наружу и хорошую вентиляцию внутри.

Читайте также:

Текучесть кадров: какая норма, причины, формула, расчет текучки кадров

Плюсы и минусы open space офиса

Выбирая для коллектива подходящий формат офиса, стоит взвесить все плюсы и минусы. То, что для одних сотрудников будет комфортным, для других будет мешать работе и снижать качество труда. При выборе типа рабочего пространства для размещения сотрудников стоит:

• понять, какие отделы есть в компании, чем они занимаются и насколько часто общаются друг с другом;
• изучить характер работы сотрудников и понять, насколько работа шумная;
• выявить сотрудников или отделы, которым совсем не подходит открытый офис и спланировать для них закрытые или приватные рабочие пространства в общем;
• определиться, что выгоднее и удобнее: снимать несколько кабинетов или разместить всех в едином пространстве.

Рассмотрим подробнее плюсы и минусы открытых офисов.

Читайте также:

Что такое бережливое производство для бизнеса и как его применять

Как правильно организовать open space

1. При проектировании пространства должны быть учтены современные нормы и правила организации рабочих мест: продумана вентиляция, уровень освещенности, звукоизоляция и звукопоглощение.
2. При планировании офиса должна быть учтена траектория перемещения людей, у них должна быть возможность свободно перемещаться по офису и его зонам, не мешая другим людям.
3. Опен спейс должен быть поделен на несколько зон: рабочие, зоны проведения совещаний и переговоров, зоны приема пищи и пространства для отдыха. Переключение внимания и смена деятельности повысят работоспособность сотрудников и сделают офисную жизнь более комфортной.
4. Даже в опен спейсе могут быть организованы приватные зоны:
• зоны для частных встреч;
• кабинеты генеральных и исполнительных директоров, высшего руководства;
• кабинет бухгалтерии и т. д.

При планировке необходимо заранее продумать такие пространства и их наличие.

5. Если в опенспейсе планируется шумная работа, без высоких перегородок и мебели не обойтись. Они будут гасить часть шума и делать работу комфортной.
6. Отделы, постоянно взаимодействующие друг с другом, должны сидеть рядом, шумные и тихие отделы тоже лучше скомпоновать. Например, программисты, тестировщики и верстальщики — это тихие отделы, мало коммуницирующие с другими, их лучше посадить вместе, ведь так они будут в тишине и сосредоточены на работе.
7. Расположение зон приема пищи должно быть как можно дальше от рабочих зон, иначе запахи с кухни будут постоянно отвлекать коллег.
8. Рабочая техника, принтеры, сканеры общего пользования лучше располагать в отдалении от основных рабочих мест. Это уменьшит общий уровень шума и не будет отвлекать коллег.
9. В дизайне открытого офиса лучше избегать чересчур ярких и пестрых цветов, они будут отвлекать от работы и раздражать. Размещение живых цветов и искусственной зелени наоборот будет настраивать на рабочий лад и делать интерьер уютным.

Удачные примеры использования открытых офисных пространств

Опытом успешного выстраивания работы команды в открытых офисах с нами поделились представители компании Kokoc Group — одного из лидеров российского digital-сегмента.

Карагаев Павел, CEO Kokoc.com:

Необходимость переезда возникла, когда численность команды превысила 400 человек. Первоначальный план был найти офис большего размера с возможностью дальнейшего роста и присоединения новых арендных площадей.

Нашими основными требованиями к новому опенспейс было:

• расположение внутри Третьего транспортного кольца;
• доступность метро;
• развитая инфраструктура рядом, наличие кафе и магазинов;
• наличие студии с полотном хромакея для видеопродакшена;
• складское помещение для отдела товарного контента.

Но планы изменила пандемия. У многих московских компаний полностью изменились представления об офисной работе, мы не были исключением. Большинство сотрудников перешли на удаленную работу, а рабочие встречи заменились созвонами в Zoom. После окончания пандемии только 15 % сотрудников хотели вернуться в офис, 45 % выбрали рабочий день с неполной занятостью, а остальным было комфортнее работать из дома.

При таком раскладе опенспейс с огромными площадями нам уже не совсем подходил, да и был не очень выгодным решением. Мы стали рассматривать другие форматы открытых офисов. Наш выбор пал в сторону «гибкого офиса», или по-другому flex office.

Такой формат позволяет арендовать нужное количество рабочих мест, увеличивая и уменьшая их по необходимости.

В арендную ставку включены стандартные «плюшки» опенспейсов:

• готовая отделка пространства и продуманная эргономика;
• комфортная система вентиляции;
• большое количество зон для работы и отдыха;
• услуги клининга;
• отдельные места «тишины» и зоны для общения и встреч с клиентами и т. д.;.

Наш опыт переезда в «гибкий офис» оказался успешным и можно смело сказать что такие офисы отлично подходят для быстрорастущих команд, в которых сотрудники сами выбирают оптимальный формат работы.

Читайте также:

Что такое стратегическое планирование и зачем оно нужно бизнесу

Рекомендации по работе в open space

1. Решать личные вопросы за пределами офиса и не вести личных телефонных переговоров при коллегах. Это поможет избежать лишних сплетен и не будет никого отвлекать.
2. Принимать пищу в строго отведенном месте, не приносить на рабочее место еду, тем более сильно пахнущую.
3. Говорить максимально тихо, не кричать, чтобы не отвлекать коллег. Рабочие вопросы требующие обсуждения решать в специально отведенных зонах.
4. Установите правила поведения и взаимодействия в офисе: открытие окон, проветривание, правила пользования кухней, общее обеденное время, ограничения на рабочем месте.
5. Поощряйте обустройство личного рабочего пространства: размещение живых цветов, личных вещей и статуэток.
6. Порядок в офисе зависит от всех сотрудников. Устраивайте периодически дни чистоты с уборкой столов, техники, личных вещей. Соблюдайте и устанавливайте правила чистоты во всех зонах офиса, в том числе в туалете, курилках и на кухне.
7. Оборудуйте в отдалении, или даже на улице, места для курения. Запах и шум из таких пространств не должен распространяться в общие зоны и напрягать некурящих коллег.
8. Проводите мероприятия для сотрудников, снижающие уровень стресса, помогающие качественно отдыхать и учиться личному тайм-менеджменту.
9. Для контроля занятости мест общего пользования, переговорок, конференц-залов и т. д., можно ввести специальные таблички или отслеживать и фиксировать занятость в специальных сервисах. Так коллеги не будут врываться друг к другу, чтобы проверить, занята ли комната.

Читайте также:

Бизнес-модель: что это, виды, как построить по шаблону Остервальдера

Коротко о главном

• Open space — это современный формат организации офисных пространств, не подразумевающий разделение пространства кабинетами и перегородками. Коллеги работают совместно и свободно перемещаются внутри открытого пространства и его зон.
• Открытый офис может быть зонирован. Чаще всего в нем выделяют рабочие зоны, зоны отдыха и релакса, места приема пищи и кухню, переговорные и совещательные комнаты, курилки.
• Для комфортного существования в открытом офисе должны быть выработаны и внедрены общие правила, касающиеся поведения, соблюдения чистоты и комфортной совместной работы.

Присоединяйтесь к нашему Telegram-каналу!

• Теперь Вы можете читать последние новости из мира интернет-маркетинга в мессенджере Telegram на своём мобильном телефоне.
• Для этого вам необходимо подписаться на наш канал.